Com atuação voltada à gestão de espaços e armazenamento, a Arquivos Gerais está presente em Mogi das Cruzes desde 1999 e oferece soluções práticas para empresas e clientes que buscam otimizar a organização de documentos ativos ou inativos. Entre os principais serviços oferecidos está a gestão de arquivos físicos de empresas, garantindo organização e segurança, além de preservar a integridade dos materiais.
O serviço de gerenciamento e guarda de documentos da Arquivos Gerais tem como proposta facilitar o acesso às informações, ao mesmo tempo em que otimiza o espaço interno nas empresas, contribuindo para uma gestão mais eficiente e organizada. É possível optar pela Guarda por Item, em que é realizado o cadastro e organização dos documentos, e se necessário a digitalização e envio, ou a Guarda por Custódia, quando as caixas são previamente organizadas e lacradas pelo próprio cliente, sendo armazenadas com identificação segura. Nesta modalidade, o conteúdo permanece de total conhecimento e controle do cliente, assegurando confidencialidade e autonomia na gestão dos documentos.
Em entrevista ao podcast do Sincomércio (Sindicato do Comércio Varejista de Mogi das Cruzes e Região), o gestor comercial da empresa, Marcos Roberto, destacou os benefícios da organização de documentos. “É uma solução que traz um conforto maior para as empresas que hoje acabam tendo seus espaços tomados, às vezes em salas que poderiam ser mais produtivas”, explica. Ele acrescenta ainda que a organização correta evita riscos de multas.
Segundo o gestor, mesmo com o avanço da tecnologia, o armazenamento da documentação ainda é essencial. “Hoje as empresas têm a facilidade de guardar em nuvem ou digitalizar documentos, porém, em auditorias alguns ainda são exigidos na forma física, original.
Guarda Especializada
A guarda de documentos atende a uma exigência legal, como alerta a Arquivos Gerais. No Brasil, documentos como notas fiscais, arquivos XML e registros contábeis devem ser armazenados por, no mínimo, cinco anos, contados a partir do primeiro dia do exercício seguinte ao da emissão.
A Arquivos Gerais destaca ainda que o descumprimento dessa obrigação pode acarretar em uma série de prejuízos, como multas e autuações por órgãos como a Receita Federal e as Secretarias da Fazenda. Em alguns casos, as penalidades podem ultrapassar R$ 1 mil por arquivo XML não apresentado. Além disso, a guarda inadequada dos documentos pode resultar na perda de créditos tributários, como ICMS, PIS e COFINS.
A ausência de notas fiscais XML também pode impedir a dedução de despesas, elevando o lucro tributável e impactando tributos como IRPJ e CSLL, pode ser obrigada a pagar novamente o tributo já quitado.
Em situações mais graves, a falta de documentos pode ser interpretada como tentativa de ocultação de informações, caracterizando crime contra a ordem tributária. Além disso, a ausência de notas fiscais de compra também pode gerar complicações comerciais, dificultando a comprovação da origem das mercadorias e impactando vendas, garantias e negociações com fornecedores e clientes.
Serviço
A Arquivos Gerais está localizada na Avenida João XXIII, nº 1.160, Jardim São Pedro, Mogi das Cruzes. O atendimento pode ser realizado pelo WhatsApp (11) 94026-9691 ou pelo e-mail servicos@agmc.com.br. Mais informações estão disponíveis no site da empresa: www.arquivosgerais.com.br.
